WEGA-Flip: Zeit- und Selbstmanagement

WEGA-Flip

Einen Einblick ins Thema Zeit- und Selbstmanagement eröffnet die neue Reihe „WEGA-Flip“. Sie bringt in lockerer Folge Auszüge einzelner „Flipchart-Blätter“ mit bewährten Fortbildungsinhalten.

Die Frage/n: Wie priorisiere ich meine Aufgaben? Wie treffe ich / wie treffen wir im Team „richtigen“ Entscheidungen? Was ist „wichtig“?

Die Methode: Zeit- und Selbstmanagement mit Hilfe von Kriterien in einer Matrix

Für was? Das visualisierte Vorgehen ist gut geeignet als Entscheidungshilfe bei finanziellen, personellen und zeitlichen Engpässen und bei bestehender Motivationsschwäche

Für wen? Einzelpersonen und Teams

So geht’s

Kriterien sind beispielsweise: „Die Aufgabe …“

  • … dient meinen Zielen
  • … dient dem Ziel meiner Bibliothek
  • … erachtet mein/e Vorgesetzte/r als wichtig
  • … wurde mir aufgetragen
  • … ist termingebunden
  • … ist Arbeitsgrundlage (für mehrere)
  • … macht mir Spaß
  • … bringt mir Erfolg und Anerkennung
  • … ist eine willkommene Herausforderung
  • … bringt mir neue Erkenntnisse
  • … bereichert mich persönlich
  • … ist interessant … vielfältig … kreativ …
  • … lässt sich selbstständig lösen
  • … belastet mich nicht bzw. wird mir leicht fallenMatrix Zeitmanagement

Die selbst oder im Team erstellten Kriterien werden mittels Punkte gewichtet, um dann diejenige Aufgabe bzw. das Entscheidungsfeld durch Addieren herauszufinden, die / das als erstes anzugehen wäre. Das lässt sich über eine Matrix visuell gut darstellen.

Im Foto ein Beispiel aus einer Seminargruppe. Die obere Reihe enthält die Kriterien mit den jeweiligen Wertepunkten (im Kreis), in der linken Spalte stehen die Entscheidungsfelder.

Sicher ist nicht jeden Tag eine Entscheidung mit Hilfe dieser Kriterien notwendig. Doch hilft diese Übung, um künftig nicht mehr einfach nur nach „Hab ich dazu Lust oder nicht Lust“ zu befinden. Es ist äußerst erhellend, das Augenmerk einmal mehr auf die unterschiedlichen Motivationen zu richten, als Aufgaben über das reine „Ich MUSS es tun“ zu sehen.

Erfahrungsgemäß …

… stelle ich bei dieser Methode fest, dass das Ergebnis für die Teilnehmenden überraschend ist. Vom Bauchgefühl wäre anders entschieden worden als nach Kriterienrelevanz. Daher ist selbst nach eindeutigen Ergebnissen zuweilen eine abschließende Diskussion erforderlich. Und die ein „errechnetes“ Ergebnis durchaus auch wieder kippen kann. Doch danach ist sich die Gruppe „1000-Prozentig“ sicher, die richtige Aufgabe angegangen zu haben.

Stellt sich mir die Frage, …

…  inwieweit beispielsweise FaMIs grundsätzlich die Möglichkeit haben, a) Aufgaben zu priorisieren und b) dabei nach eigenen Kriterien vorzugehen zu dürfen. Vor so einem Seminar klopfe ich das vorsichtshalber ab. Denn die Enttäuschung wäre groß, würde ich „Entscheidungshoheit“ suggerieren, wo in Wirklichkeit ein enges Anweisungskorsett vorherrscht. Doch in der Regel buchen sehr hierarchisch und streng agierende Institutionen keine Zeit- und Selbstmanagement-Fortbildungen bei mir.

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