#bibtag15 – Das Chaos beherrschen

NCC Ost, HalleMan möchte meinen, Bibliothekarswesen benötigen keine Anleitung zur Ordnung mehr. Und doch ist das Interesse an den Themen Officemanagement und Büroordnung im Allgemeinen, an Ablage und Chaosbeherrschung im Besonderen, ungebrochen. Zum Vortrag mit Workshop „Strukturierte Ablage auf allen Ebenen – Ordnung mit leichter Hand“ lud die OPL-Kommission des BIB¹ anlässlich des DBT 2015² die Referentin Ilona Munique (also die Blogschreiberin hier) in den Raum Kopenhagen ein.

Wegweiser zum Vortragsraum "Kopenhagen" im NCC OstThema, Raum und Leute für eine Tagung zusammenzubringen erfordert per se eine immense Organisationsleistung und strukturelle Ordnung. Angefangen von den Kontaktdaten der Protagonist(inn)en über die Programmplanung des DBTs, die Festlegung der Räume und die Wegweisung dorthin bis über gezielte Werbung mit – ja, ebenfalls wieder – allen Daten, um sich zu finden. Hier unter der Überschrift „Das Robinson-Crusoe-Syndrom und was man dagegen tun kann“.

Aktenfluss-Modell © Ilona MuniqueWie oft hat man es als OPLer/in nicht nur mit EINER komplexen Sache zu tun, sondern mit weitaus mehreren Arbeitsbereichen und Projekten. Nennen wir sie Kategorien. Diese wiederum lassen sich unterteilen in Themen und Unterthemen. So wird im Kopf, aber auch auf dem Ordnerrücken und parallel dazu in den Dateinamen der PC-Ordner systematisch unterschieden und (unter-)geordnet. Die Teilnehmenden konnten das gleich selbst mit einer Mindmap aufdröseln. Die Klammer bzw. der Ablageort wird zudem bestimmt durch die Art und Weise des inneren Zugangs.

Workshop-Aufstellung zum Vortrag Ilona MuniqueIn einem Workshop forderte ich die Teilnehmenden auf, ihren persönlichen Ordnungstyp festzustellen und sich in Gruppen zu formieren. Denn der entscheidet darüber mit, wie wir mit dem „Aktenfluss“ umgehen. Bin ich der A, B oder C-Typ? Neige ich zur Perfektion oder eher zum kreativen Chaos? Die Aufstellung in Gruppen zeigte: es gibt weitaus mehr B-Typen als A und C, so dass man durchaus sagen kann: Für OPLer alles im grünen Bereich, denn sie sind nach beiden Seiten offen: perfekt, wenn es sein muss, und kreativ, wenn es sein darf. Und wer zum anderen Ende der Skala gehört, der darf den anderen gerne zuarbeiten oder sie unterstützen. Und ansonsten so bleiben, wenn es sich gut anfühlt.

Meine Schlussworte sind nicht in den Vortragsfolien zu finden, die übrigens eine Auskopplung des Seminars „Zeitgewinn durch Ordnung im Büro“ sind. Sie lauten:

Die besten Voraussetzungen fürs Officemanagement sind nicht etwa Ordentlichkeit und der Einsatz technischer Hilfsmittel – das schon auch, natürlich. Doch vielmehr sind es Konzentration und Entscheidungsfreude, die darüber befinden, was wir tun und ablegen, und wie wir es (konsequent) tun.

¹ Berufsverband Information Bibliothek e. V., Kommission für One-Person-Librarians

² 104. Deutscher Bibliothekartag 2015

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