7 Punkte, wenn Worte wirken wollen …

Referentin Ilona Munique… denn es reicht nicht aus, nur den Mund auf- und zuzumachen. Weiß man ja eigentlich. Gerade als Vortragende ist man auf sein wichtigstes „Handwerkzeug“, den Mund, mehr als angewiesen. Neben den Ohren zum Zu- und Hinhören, versteht sich. Sieben Punkte, was auch bei teilnehmerstarken Fortbildungen hilfreich ist. Für Eilige: Zusammenfassung siehe unten.

Punkt 1: Gründliche Vorplanung

Ohne Frage muss zunächst der fachliche Inhalt des Gesagten dem entsprechen, was angekündigt und folglich erwartet wird. Didaktik, Methodik und Zeitmanagement sind im Vorfeld genau, jedoch nicht zu sehr einengend zwischen Veranstalter (hier über die Organisatorin Sonja Bluhm aus Würzburg) und vortragender Referentin (hier myself Ilona Munique) abzusprechen. So geschehen unlängst für eine Weiterbildungsveranstaltung für Beschäftigte in Patientenbibliotheken in Hofgeismar. Grundtenor: ein abwechslungsreicher Ablauf.

Punkt 2: Unterstützung des fachlichen Inputs

Die Kunst ist, auch bei trockenen Inhalten möglichst niemanden einzuschläfern, wobei eine gut strukturierte PowerPoint-Präsentation helfen kann. Oder dem Vortrag endgültig den Todesstoß versetzt. Sie ist wirklich nur als Hilfsmittel, nicht als Alleinherrscherin zu betrachten! Doch gerade in großen Räumen, die die Gefahr bergen, dass nicht alles bis in den letzten Winkel immer gleich gut zu verstehen ist, eine unumgängliche Unterstützung der Akustik.

Punkt 3: Zeitplanung mit Puffer

Dass der perfekt gestylte Zeitplan durch eine vom Tagungsortanbieter wegen Umbaumaßnahmen überraschend angekündigte Verkürzung um eine halbe Stunde (hier also um ein Siebtel) ansatzweise zur Makulatur wurde, sind die üblichen Hürden, die keiner besonderen Erwähnung bedürfen. Sofern man beispielsweise bei der Entwicklung des Vortrags modular vorging und daher einzelne Komponenten des Vortrags kappbar waren, lässt sich derartiges unaufgeregt auffangen.

Punkt 4: Zeitsouveränität vor Ort

Kreatives Zeitsparen vor Ort, indem die Kaffeepause in den Workshop-Zeiten aufgeht, sorgen für eine weitere Entlastung des Zeitbudgets. Nach dem Motto: Was geht, geht und ist gut so, wie es nun jetzt ist. Was nicht geht, wissen meist nur die Veranstalter selbst, daher muss es auch nicht weiter vor den Teilnehmenden ausgebreitet werden. Es ändert eh nichts und könnte nur Unruhe auslösen.

Punkt 5: Zuhörende in Mitwirkende verwandeln

Großes Plenum von 60 Fortbildungsteilnehmenden, Workshop-Vorstellung einer TeilnehmendenHingegen ist das Miteinbeziehen der Teilnehmenden an einer anderen Stelle von großartiger Wirkung. Und funktioniert auch bei 60 Teilnehmenden in einem großen Saal: Die Zuhörenden zu Mitwirkenden verwandeln. Und das sind die Komponenten:

Eine Vorstellungsrunde verbietet sich bei dieser Menge (fast) von selbst, doch ein paar Abfragen signalisieren das Interesse der Referentin an den Anwesenden, zum Beispiel: „Hand hoch: Wer ist ehrenamtlich, haupt- oder nebenamtlich eingesetzt?“, „Wer hat mehr als 100 Medien zu verwalten?“, „Wer ist keine One Person Librarian?“

Während des fachlichen Inputs sollten Zwischenfragen zugelassen sein. Vorsicht allerdings, damit es nicht chaotisch wird und im Stoff hin- und hergesprungen wird. Daher eine Fragenbegrenzung pro Inhaltsabschnitt ankündigen. Natürlich kann auch die Referentin selbst ein paar Zwischenfragen an die Teilnehmenden stellen.

Workshop-Ergebnis im Open-SpaceUm Worte geht es hier, und dafür ist ein Open-Space-Workshop, der zum Austausch einlädt und Ideen generiert, das Mittel der Wahl. Je mehr Teilnehmende, desto besser. Die Workshop-Themen werden vorgegeben, ein paar Gedankenschnipsel dazu, die eine oder andere offene Frage – und schon ist das Anfangen für alle leicht. Bei der Zusammenstellung der Themengruppen sollte auch Raum sein für ergänzende Vorschläge aus dem Plenum.

Workshop-GruppeTipp: Bei der Gruppenarbeit nicht zu viel einmischen, um die sich entwickelnde Dynamik nicht zu stören, doch zeigen, dass man als Referentin/Organisatorin präsent und ansprechbereit ist. Zeitansagen sind allerdings immer geboten, damit keine Hektik für die Zusammenfassungen entsteht.

Natürlich sollen und dürfen die Ergebnisse aus den Workshops von den Teilnehmenden selbst vorgestellt werden. Zwingend ist dies jedoch nicht. Die Hürde hier: Scheu der Teilnehmenden, sich vor der Grupper „hervorzutun“ und / oder vor großem Publikum zu sprechen. Meist genügt es aber, beginnt man als Referentin die Tafelkärtchen mehr oder weniger abzulesen und zu interpretieren, schon meldet sich doch noch ein Workshop-Gruppenmitglied, um etwas Erhellendes beizusteuern.

Eine vorherige Bestimmung eines Gruppensprechers oder einer -sprecherin hat sich meiner Erfahrung nach bei sich vorab unbekannten Teilnehmenden noch nicht sonderlich bewährt, dennoch kann man es als Option ansprechen.

Die Zuhörenden zu Mitwirkenden verwandeln ist etwas, das vor allem den „Alpha-Tieren“ unter uns nicht immer gelingt. Gar zu schnell wird das „Heft an sich gerissen“, ist das eigene Sendungsbewusstsein stärker als die Einsicht, gemeinsam am Erkenntnisziel zu arbeiten. Es hilft hier die Frage in die Gruppen hinein: „Konnte jede/r von Ihnen etwas beitragen? Bekamen alle ausreichend Gelegenheit, sich einzubringen? Falls noch nicht, bitten Sie jetzt gleich darum.“ Es sind schließlich immer zwei Seiten: Diejenigen, die sprechen und machen und die, die sprechen lassen bzw. mit sich machen lassen …

Punkt 6: Verstärkermanagement

Eine Hürde stellt zuweilen die Technik dar, die es bei Großgruppen unbedingt braucht, und zwar in Form eines „Verstärkermanagements“. Sehr hilfreich war hier die Unterstützung durch Martin Ertz-Schander, bibliothekarischer Referent vom Verband für Büchereiarbeit und Leseförderung „Eliport“, der zwei Mikrofone und die Verstärkeranlage verwaltete und zwischen den Teilnehmenden und der Referentin hin- und hereilte. Einzig das konsequente Darandenken, auch wirklich jede Äußerung aus dem Plenum ins Mikro sprechen zu lassen, forderte doch einiges an Disziplin und natürlich Zeit, da manchmal große Entfernungen überwunden werden mussten.

Punkt 7: Die innere Einstellung

Mein ultimativer Tipp: Sich als Referent/in oder Organisator/in niemals als Dompteur/in zu sehen, sondern den Willen an einem Gemeinschaftswerk fühlen und erkennen lassen. Denn nur dann springt der Funke über und entfacht eine „Sonnwendfeuer-Stimmung“, die auch dem trockensten Stoff zum Brennen versetzt.

Ach so, welcher das denn war, möchten Sie wissen. „Freundeskreis, Förderverein & Co.“ mit anfänglichem Input in die Vereinspraxis.

Zusammenfassung: Wenn Worte auch bei großen Gruppen wirken sollen

  1. Gründliche Vorplanung eines abwechslungsreichen Vortragsprogramms
  2. Fachlichen Input durch strukturierte Powerpoint-Präsentation unterstützen
  3. Zeitlichen Puffer für Überraschungen durch modulare Inhalte
  4. Zeitsouveränität vor Ort durch flexible Organisation
  5. Zuhörende in Mitwirkende verwandeln durch
    1. Abfragen
    2. Zwischenfragen (auf beiden Seiten)
    3. Open-Space-Workshops …
    4. … und deren zusammenfassende Vorstellung
    5. Workshop-Option Gruppensprecher/in oder nicht
    6. Alpha-Tier im Zaum halten
  6. Verstärkermanagement
  7. Innere Einstellung: Wille zum Gemeinschaftswerk

P. S.: Da einige wenige Teilnehmende kein Konterfei von sich im Internet sehen möchten, greife ich auf die Fotos von Herrn Ertz-Schander zurück – vielen Dank dafür!

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