Check 2: Raum und Worstcase-Arbeit

seminarraumAls externe Referentin tut man gut daran, frühzeitig den Raum zu checken. Sollte etwas fehlen, was den Ablauf eines Seminars behindert oder dem Wohlbefinden der Teilnehmenden abträglich ist, dann gibt es drei Möglichkeiten:

  1. Die Organisatoren zu bitten, es noch zu besorgen
  2. mit dem Vorhandenen auskommen
  3. Alternativen finden

Egal wie – erfahrene Referent(inn)en machen kein Aufhebens darum. Sie sind vielmehr neugierig und bereit zum Staunen, was sie sich unter Einbeziehung der Teilnehmenden so alles doch noch bewerkstelligen oder einmal anders als üblich gestalten lässt. Ein bisschen Worstcase-Arbeit vorausgesetzt. Sich also den schlimmstmöglichen Fall vorzustellen und sich prophylaktisch mit Lösungen befassen.

Wortscases und ihre Lösungen

Nehmen wir beispielsweise den Ausfall oder das Fehlen eines Beamers, um die mühevoll vorbereiteten Powerpoint-Folien vorzustellen. Stellt sich jedoch die Frage: Wie wesentlich sind denn Vortragsfolien heute? Überall lesen wir, dass Folien nur schlagwortartig zu sein und eher unterstützenden Charakter haben sollten. Ehrlich gesagt, am meisten nützen die Folien bei der eigenen inhaltlichen Vorbereitung. Später sind sie eher schmückendes Beiwerk. Und die Lösung einfach:

Einen Papierausdruck mitführen, um notfalls Kopien vor Ort anzufertigen. Sind die Folien tatsächlich nur stichwortartig, dient der vortragsbegleitende Anschrieb auf einer Flipchart für die beabsichtigte Demonstration.

Falls die Folien jedoch unabkömmlich sind, etwa, weil viele ungewohnte Begriffe aufgelistet werden müssen (etwa Paragraphen, wenn es um Vereinsrecht geht) oder Bilder die wesentliche Aussagekraft haben (etwa bei Imagegestaltungsthemen), dann bereite ich mich immer darauf vor, wenigstens die ersten 10 Minuten ohne Folie auszukommen, in der Hoffnung, dass sich  zwischenzeitlich doch noch ein Beamer reaktivieren oder besorgen lässt, zumindest jedoch die Folien als Printausgabe kopiert werden können. Die Datei bereits auf Stick gebannt lässt sie sich schnell für diesen Zweck weiterreichen.

Weitere (selbst erlebte) Worstcase-Szenarien:

Der Raum ist abgesperrt, niemand im Haus weiß Bescheid.
Lösung: Teilnehmende an einen Platz führen, der einigermaßen tauglich ist, um eine erste Workshopaufgabe lösen zu lassen (z. B. „Tauschen Sie sich aus, welche positiven Erfahrungen Sie mit dem Thema XYZ gemacht haben. Fertigen Sie eine Stichwortliste an.“). Da im Vorfehl des Seminars entsprechend Mobilrufnummern ausgetauscht wurden, sollte doch hoffentlich bald der Kontakt hergestellt sein.

Dem Raum fehlen Tische und Stühle.
Lösung: Bis der Hausmeister den Raum einrichtet, Kreis bilden und sich mittels Zuwerfen eines Balles namentlich bekannt machen.

Der Moderationskoffer fehlt.
Lösung: Grundsätzlich ein Notfallset mitführen, bestehend aus 1 Satz Whiteboard-Marker blau/schwarz/grün/rot, 5 schwarze Marker, 1 Schere (zum Säbeln von Moderationskärtchen aus Kopierpapier), 1 Tesa, Ein paar Streifchen mit Punkten, 1 Schächtelchen Pinnadeln.

Für mich selbst führe ich in diesem Notfallset ein paar Beutelchen Grüntee mit. Und einen Pappbecher. Denn mein persönlicher Worscase ist das Fehlen eines Heißgetränkes, um morgens in Schwung zu kommen. Heißwasser aus dem Hahn, und alles wird gut …

Nun, ich sprach eingangs von erfahrenen Referent(inn)en. Doch damit auch jüngere einen ungetrübten, entspannten Start in den Seminartag erleben dürfen, und damit keine wertvollen Minuten mit einem stolpernden Beginn verloren gehen, …

… hier die Checkliste für Veranstaltungsorganisatoren, die gerne „perfekter“ Gastgeber sein möchten:

Check 2: Raum

  • Garderobe, Schirmständer
  • Beistelltisch Referentenkram
  • Tische für Catering
  • Rednerpult
  • Moderationswand mit Papier bespannt
  • Moderationskoffer (Kofferinhalt überprüfen)
  • Projektionsleinwand
  • Flipchart mit genügend Papier
  • Haustelefon / Mobiltelefon mit Nummernliste für Notfälle
  • Abfallkorb
  • Schreibmaterial (Papier und Stifte, Locher)
  • Tischdekoration
  • Klimatisierung
  • Beleuchtung (> 500 Lux)

Bestuhlung …

  • Anzahl Tische
  • Anzahl Stühle

… und Aufstellung

  • U-Form
  • L-Form
  • Blockform
  • Plenum (Runder Tisch)
  • Sitzkreis (ohne Tische)
  • Workshop-/Gruppentische à wieviel Personen?

Technikanforderungen

  • Beamer
  • Beamer mit PC
  • Anzahl PC mit diversen Kabeln und Adapter (welche?)
  • Verlängerungskabel und Befestigungsklebestreifen (Stolpergefahr!)
    Mikrofon / Headset)
  • Lautsprecher
  • TV
  • Camcorder
  • Software
  • Office-Programme
  • Sonstige Programme
  • Betriebssystem (Versionen?)
  • Internetzugang
  • Passwortnutzung
  • Firewall-Probleme zu erwarten?
  • Kümmerer parat?

Catering

  • Geschirr (Gläser, Tassen, Desserteller)
  • Besteck (neben Löffeln freuen sich manche über ein Messer für ihren Apfel)
  • Getränke (Kaffee, Tee, Wasser, Kaffeemilch)
  • Zucker
  • Gebäck (bei Nahrungsmitteln: Zutatenliste)
  • Servietten
  • ggf. Kaffeekassen-Schweinchen mit Wechselgeld

Und nun viel Spaß beim ungestörten, organisatorisch bestens vorbereiteten Seminarablauf!

Alle Checklisten Bildungsmanagement auf einem Blick:

Checklisten Bildungsmanagement. Check 1: Zeit und Ort

Check 2: Raum und Worstcase-Arbeit (diese Seite hier)

Check 3: Auftragsvorgabe Fortbildung

Check 4: Beauftragung

Check 5: Weitere Absprachen

Check 6a: Angebotserstellung

Check 6: Ausschreibung einer Fortbildung

Check 7: Öffentlichkeitsarbeit für das Seminar

Check 8: Referentenbetreuung

Check 9: Veranstaltungsbeginn

Check 10: Der Tag X – es geht los!

Check 11: Ende der Fortbildungsveranstaltung

Creative Commons Lizenzvertrag
Dieses Werk ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung – Nicht-kommerziell – Weitergabe unter gleichen Bedingungen 2.0 Deutschland Lizenz.

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13 Antworten

  1. […] und Ort sowie der Raum für eine Fortbildungsveranstaltung sind festgelegt. Parallel dazu geht’s an die Suche nach […]

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  2. […] der Abstimmungspunkte finden sich im Check 2: Raum und Worstcase-Arbeit wieder. Nun aber haben Sie genügend bedacht und können endlich das Angebot einholen bzw. abgeben, […]

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