Check 4: Beauftragung

StrukturDavon ausgehend, dass das Fortbildungsthema und die/der Referent/in ausgewählt ist, geht es nun an die Beauftragung. Wer das eben mal so am Telefon abspricht, kann dies tun, doch unter Garantie ist Ärger spätestens am Tag der Abrechnung vorprogrammiert. Lieber schriftlich! Es müssen ja nicht immer 8 Vertragsseiten sein, wie unlängst bei mir als Anfrage einer Bundesbehörde eingegangen.

Die Checkliste 4 zur Beauftragung hilft angehenden Fortbildungsveranstalter/innen, sich verlässlich zu organisieren. Dabei ließe sich folgendermaßen vorgehen:

  1. Gehen Sie als Veranstalter/in Punkt für Punkt mit der/dem Referent/in erst telefonisch durch
  2. und/oder lassen sich von erfahrenenen Referent(inn)en ein Angebot mit Vertragsmodalitäten zusenden
  3. oder senden selbst ein Formular zu. Geben Sie ein Datum an, bis wann das Angebot / die Vertragsbestandteile spätestens zurückerwartet werden.

Checkliste 4: Was sollte alles im Vorfeld einer Fortbildung schriftlich in Form einer Vertragsvereinbarung mit Geschäftsbedingungen (Formblatt) geklärt werden?

  • Art und Umfang der Leistungen (siehe Checkliste 3: Auftragsvorgabe)
    o Was (Thema und Schwerpunkte)
    o Wann (Wochentag, Datum, Pausen)
    o Wie lange (Uhrzeit von – bis)
    o Für welche(n) Vertragspartner
    o Für welche Zielgruppe und Teilnehmergröße (Minimum, Maximum)
  • Honorarkosten (nett0 / brutto / umsatzsteuerbefreit / durchlaufende Posten)
  • Rechnungsstellung / Beauftragung (Wer stellt aus?)
    o Als Rechnung von Referent/in oder
    o als Honorarvertrag / Honorarnote von Veranstalter/in
    o Getrennte Rechnungsstellung, beispielsweise bei mehreren Veranstaltern (Was zahlt wer?)
  • Bezahlweise
    o Überweisungsdaten (Kontoführung)
    o Barauszahlung vor Ort
    o Orginalrechnungen verbleiben beim Rechnungsersteller
  • Rücktritts- / Kündigungsbedingungen
    o  Wie viele Tage vor Seminarbeginn ist die Absage des Veranstalter/in kostenfrei möglich? (In der Regel gleichzeitig Anmeldeschluss)
    o  Was tun bei Absage
    Empfehlung bei einer Absage von Seiten des Veranstalters:
    Falls der Absagezeitraum kürzer ist als die vereinbarte Frist, muss die im Vertrag ausgehandelte Abschlagsszahlung (= Vorleistung) bezahlt werden. Um das zu vermeiden, sollte als Alternative der zu leistenden Zahlung ein Seminarersatztermin binnen eines bestimmten Zeitraumes (z. B. 1 Jahr) möglich sein.
  • Skript / Handout (zum Kopieren vor Ort bis wann … oder mitzubringen)
  • Text für Ausschreibung (bis wann?)
  • Unterlage zur Evaluation (Wer? Empfehlung: keine zwei Bögen austeilen; Fragen ggf. untereinander abstimmen)
  • Nachbetreuung der Teilnehmenden (wenn erwünscht, in welcher Weise?)

Das wäre also das Vertragliche. Weitere Absprachen zwischen Veranstalter/Organisatoren und Referenten erhalten wiederum eine eigene Checkliste … bis zum nächsten Mal also!

Alle Checklisten Bildungsmanagement auf einem Blick:

Checklisten Bildungsmanagement. Check 1: Zeit und Ort

Check 2: Raum und Worstcase-Arbeit

Check 3: Auftragsvorgabe Fortbildung

Check 4: Beauftragung (diese Seite hier)

Check 5: Weitere Absprachen

Check 6a: Angebotserstellung

Check 6: Ausschreibung einer Fortbildung

Check 7: Öffentlichkeitsarbeit für das Seminar

Check 8: Referentenbetreuung

Check 9: Veranstaltungsbeginn

Check 10: Der Tag X – es geht los!

Check 11: Ende der Fortbildungsveranstaltung

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13 Antworten

  1. […] sollten sich Auftraggeber und -nehmer ausreichend Zeit für weitere Absprachen zusätzlich zum Check 4: Beauftragung […]

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