Check 5: Weitere Absprachen

Sitzende Skulptur mit TischBevor eine Beauftragung und davor noch ein Angebot erfolgen kann, ist es sinnvoll, sich über die Fortbildungsmodalitäten noch besser im Klaren zu werden. Beispielsweise lassen sich  durch einen Blick in den DB-Fahrplan Kosten sparen. Oder es muss der Fortbildungablauf anders als gedacht gestalten werden, weil möglicherweise technische Anforderungen nicht oder nur teilweise erfüllbar sind.

Daher sollten sollten sich Auftraggeber und -nehmer ausreichend Zeit – zusätzlich zum Check 4: Beauftragung – für weitere Absprachen nehmen.

Diese könnten folgende Punkte betreffen:

Reiseorganisation und -konditionen

1. Reisemittel

  • Bahn, Flugzeug, Schiff /  Angabe Kostenreduzierung, z. B. BahnCard
  • Angabe BahnCard-Umlage
  • Pkw
  • Taxi von … nach … (Bahnhof / Hotel / Veranstaltungsort)

Tipp: Um es sich gegenseitig einfacher zu machen, sollten generell Reisekostenpauschalen vereinbart werden.

2. Reisekonditionen / Reiseumstände

  • Anreise am Seminartag morgens möglich ab Heimat um ……. Uhr
  • Abreise am Seminartag möglich bis Ankunftszeit in Heimat um ….… Uhr
  • Hotelwünsche, z. B. ob bevorzugt in Bahnhofsnähe oder Seminarortnähe

Tipp: Übernachtungen sind umgehbar bei umsichtiger Seminarzeitplanung, z. B. eine halbe Stunde später anfangen bzw. früher enden (natürlich nicht beides gleichzeitig!)

3. Technikanforderungen

  • Beamer mit / ohne PC
  • PC/Laptop für Teilnehmende
  • Videorecorder
  • Lautsprecheranlage / Mikrofon (ab 40 Teilnehmende empfehlenswert)
  • Kopiergerät
  • Standrednerpult
  • Ablagetisch(e) für Referent
  • Flipchart mit Papier
  • Moderationswand
  • Moderationskoffer
  • WLAN
  • Benötigte Software (ggf. mit Version)

Tipp: verschiedene Adapter vorrätig halten, auch ältere und für Apple-Systeme. Auch eine Sammlung von Netzwerkkabeln kann nicht schaden, falls mal eines vom Referenten vergessen wurde.

4. Zeitplan

  • Beginn – Ende des Seminars / der Fortbildung
  • Aufbauzeiten (Vorbereitungszeit)
  • Pausenzeiten (Vormittag, Mittag, Nachmittag)

Tipp: Planen Sie Pufferzeit ein, beispielsweise, wenn der Seminarort sehr attraktiv ist und die Teilnehmenden eine Führung wünschen.

Einige der Abstimmungspunkte finden sich im Check 2: Raum und Worstcase-Arbeit wieder. Nun aber haben Sie genügend bedacht und können endlich das Angebot einholen bzw. abgeben, denn perfekter kann es kaum mehr werden.

Alle Checklisten Bildungsmanagement auf einem Blick:

Checklisten Bildungsmanagement. Check 1: Zeit und Ort

Check 2: Raum und Worstcase-Arbeit

Check 3: Auftragsvorgabe Fortbildung

Check 4: Beauftragung

Check 5: Weitere Absprachen (diese Seite hier)

Check 6a: Angebotserstellung

Check 6: Ausschreibung einer Fortbildung

Check 7: Öffentlichkeitsarbeit für das Seminar

Check 8: Referentenbetreuung

Check 9: Veranstaltungsbeginn

Check 10: Der Tag X – es geht los!

Check 11: Ende der Fortbildungsveranstaltung

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