Check 8: Referentenbetreuung

Tordurchgang in WienFür ein gelungenes Seminar und zufriedene Teilnehmende schaffen Sie die beste Voraussetzung, wenn Sie Ihre Referentinnen und Referenten betüteln. Denn von der Organisation begeisterte und von daher gut gelaunte „Refies“ werden alles tun, um sich bei Ihnen zu revanchieren.

Starten Sie also das volle Verwöhnprogramm – und verwöhnen Sie sich damit sogar selbst. Denn zu wissen, dass Ihre Beauftragten a) tatsächlich, b) zum richtigen Termin c) am richtigen Bahnhof d) zum richtigen Hotel e) und natürlich f) pünktlich im richtigen Gebäude und im (unverschlossenem) Semiarraum landen, das ist doch sehr entspannend.

Versetzen Sie sich dazu in die Situation der Referentin/des Referenten: möglicherweise ortsfremd, durch viele vorangegangene Reisen leicht desorientiert und ausgerechnet im entscheidenden Moment offline, warum auch immer gerade JETZT das Netz versagt …

Check 8: Referentenbetreuung – das volle Programm zur gegenseitigen Absicherung und Beruhigung

Etliche Wochen/Monate vor dem Termin:
o Auftragsbestätigung
o Vertragstext / Honorarvertrag
o Text der Fortbildungsankündigung (vermeidet Themenverfehlung und berichtigt ggf. telefonische Missverständnisse während der Vorplanung)
o Programm der Gesamtveranstaltung mit Pausenzeiten

Zwei Wochen vor dem Termin:
o Teilnehmerliste (mit Vorname, Nachname, Funktion, Institution, Abteilung, E-Mail-Adresse, Tel.-Nr.)
o Bestätigung der vereinbarten Ausstattung am Lernort
o Evaluationsbogen (Bewertungsbogen) zur Kenntnis
o Hotel-Reservierungsbestätigung / Hotel-Link

Eine Woche vorab*:
o Kontaktadresse für die Zeit vor und am Seminartag (Mobil, private Tel.-Nr.)
o Persönlichen Betreuer benennen (Seminarleitung)
o Ausführliche Wegbeschreibungen (vom Bahnhof und vom Hotel zum Seminarraum – „durch die Glastüre, rechts halten, am Aufzug links …“)
o Parkmöglichkeit
o Plan Öffentliche Verkehrsanbindung
o Stadtplan
o Veranstaltungskalender (falls längerer Aufenthalt)

*Ja, klar – kann Referent(in) doch selbst recherchieren. Trotzdem. Auch offline auf eine E-Mail zurückgreifen zu können, die all das vor beinhaltet, das ist in einem fremden Ort an einem verregneten Sonntag Abend, wo es nicht einmal mehr Taxis gibt und einem der Name des Hotels pertout nicht mehr einfallen mag oder der Pensionswirt vergaß, dass Sie anreisen und man verwaist in dunkler Nacht in irgendeiner Gasse herumsteht, unglaublich entspannend.

Ich mag jetzt nicht all die Geschichten wiedergeben, wo ich als alleinreisende Frau und mit mehr als nur einem Handtäschelein belastet glücklich war, schlicht einen Zettel in der Manteltasche entfalten zu können, um rasch weiterzukommen, ganz ohne eine Tasche öffnen und mein Handy herauskramen zu müssen.

Oder auf dem Campus von Universitäten wertvolle Zeit vertat, weil ich um die falsche Gebäudeecke herum bog … den falschen Aufgang wählte … im Kreis lief, weil die Beschilderung versagte …, vor verschlossenen Durchgangstüren stand … Wer 20 Jahre im selben Dienstzimmer saß, vergisst schon mal, dass andere keineswegs mit traumwandlerischer Sicherheit die richtige Türe finden.

Ich als Referentin …

… finde es jedenfalls superklasse, wenn ich von einem Veranstalter einen E-Mail-Anhang erhalte, der alles Relevante hintereinander weg auflistet und mich dieser stromunabhängige Papierausdruck bis zum Ziel leise, unaufdringlich, griffbereit und verlässlich begleitet.

Ich als Veranstalterin …

… finde es superklasse, wenn ich beim Zusammenstellen dieser Eckdaten feststelle, an alles gedacht zu haben, was die Referentin oder den Referenten verlässlich zu mir bringen wird und sich die Wahrscheinlichkeit auf einen gelungenen Ablauf schlagartig um 95% erhöht.

Die restlichen 5% sind Schicksal, die auch die beste Checkliste zur Makulatur werden lassen kann. Doch bevor es zuschlägt … check, check, check!!!

Alle Checklisten Bildungsmanagement auf einem Blick:

Checklisten Bildungsmanagement. Check 1: Zeit und Ort

Check 2: Raum und Worstcase-Arbeit

Check 3: Auftragsvorgabe Fortbildung

Check 4: Beauftragung

Check 5: Weitere Absprachen

Check 6a: Angebotserstellung

Check 6: Ausschreibung einer Fortbildung

Check 7: Öffentlichkeitsarbeit für das Seminar

Check 8: Referentenbetreuung (diese Seite hier)

Check 9: Veranstaltungsbeginn

Check 10: Der Tag X – es geht los!

Check 11: Ende der Fortbildungsveranstaltung

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