Check 9: Veranstaltungsbeginn

Der Tisch ist gedecktDie Stunden vor dem Beginn der Fortbildungsveranstalter können irgendwie nicht lang genug sein. Irgendetwas fehlt immer … doch das muss nicht sein. Eine Checkliste hilft auch hier, das Optimum zu erreichen. Und trotzdem … irgendwas passiert immer. Locker bleiben, improvisieren, sich helfen lassen, Humor behalten … das sollte eigentlich der erste Checklistenpunkt sein. Die Gäste fühlen sich auch ohne Perfektion wohl.

Checkliste 9: Kurz vor Veranstaltungsbeginn

Orts-Begehung
o Schlüssel auch für Referenten organisieren
o Beschilderung anbringen bzw. überprüfen (Wegführung Gebäude, Aufzug, Treppenaufgang)
o Zustand des Raumes kontrollieren, lüften
o WCs kontrollieren
o Moderationskoffer gefüllt
o Moderationstechnik (Flipchart, Wandtafeln etc.) auf Vollständigkeit und Standsicherheit prüfen
o IT-Technik auf Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit prüfen
o Hilfskräfte (Hausmeister, IT-Spezialisten etc.) an Seminar erinnern/

Unterlagen auslegen bzw. parat halten
o Einladung / Programm
o Skript (nach Absprache)
o Namensschilder (Tisch und /oder Anstecker)
o Teilnahmeliste
o Teilnahmebestätigungen
o Quittungen über bezahlte TN-Gebühr
o Essensbestellliste bzw. Liste empfehlenswerter Restaurants im Nahbereich
o Evaluationsbogen (Bewertungsbogen)
o Werbematerial des Hauses (Flyer, Block, Stifte, Buttons, Flyer, Rollups, …)
o Werbematerial des Mitveranstalters
o Werbematerial der Vor-Ort-Bibliothek/en
o Stadtplan
o Veranstaltungskalender (Abendprogramm)

o Ggf. Referenten-Dankeschön

Bufett aufbauen bzw. überprüfen
o (stilles) Wasser für Referent(in) bereitstellen
o Tee / Kaffee / Plätzchen / Zucker / Milch (auch vegan / lactosefrei)
o Tassen mit Unterteller
o Besteck (Löffel, scharfes Obstmesser)
o Servietten
o Abfallbehälter / Wischlappen
o Wasser
o Säfte
o Flaschenöffner

Referenten empfangen und ab jetzt Ruhe ausstrahlen! Und auf die nächste Checkliste blicken …

Alle Checklisten Bildungsmanagement auf einem Blick:

Checklisten Bildungsmanagement. Check 1: Zeit und Ort

Check 2: Raum und Worstcase-Arbeit

Check 3: Auftragsvorgabe Fortbildung

Check 4: Beauftragung

Check 5: Weitere Absprachen

Check 6a: Angebotserstellung

Check 6: Ausschreibung einer Fortbildung

Check 7: Öffentlichkeitsarbeit für das Seminar

Check 8: Referentenbetreuung

Check 9: Veranstaltungsbeginn (diese Seite hier)

Check 10: Der Tag X – es geht los!

Check 11: Ende der Fortbildungsveranstaltung

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